Organiser une soirée évènement en camping ou un repas en plein air peut revêtir des défis particuliers. Comment gérer les menaces climatiques ou le décalage horaire ? Quelle activité divertissante pourrait intéresser tous les participants et réussir un tel événement ? La clé de la réussite réside dans la préparation. Cet article vous propose un guide pour organiser un événement réussi en plein air et afin de vous éviter des tensions et inquiétudes non nécessaires.
Choisir un lieu
Choisir le lieu parfait pour votre soirée évènement est la première étape. Tout d'abord, vous devez savoir le nombre de personnes attendant à cet évènement, si vous prévoyez un repas, une activité sportive ou un divertissement supplémentaire. Il est aussi important d'examiner si la zone possède une cuisine ou des tables pour accueillir les invités. Vous devez vous assurer que la zone dispose d'installations ou d'activités supplémentaires si vous souhaitez impliquer les employés davantage et les divertir.
Identifier la taille et le type de l'événement
En fonction de votre type d'événement et de la taille de votre équipe, vous devez choisir un lieu approprié. Les petites équipes peuvent se rendre à une ferme locale pour un barbecue champêtre. Les grands groupes peuvent profiter d'un grand parc et de ses activités de plein air. Avec des grands groupes, vous avez aussi besoin d'espace pour gérer les repas et les sessions d'espacement.
Évaluer les facteurs extérieurs
Il est toujours important de prendre en compte le climat, la faune locale et les autres facteurs extérieurs pour organiser un évènement en plein air. Assurez-vous de prendre les précautions appropriées si votre évènement se tient en été ou en hiver. De même, prévoyez de réunir tous les participants dans un lieu à l'intérieur s’il y a une forte chance qu'un orage éclate pendant l'évènement. Participer à un concours de pétanque sous une pluie battante n'est souvent pas ce que les invités attendent. Prévoyez aussi des défenses contre les moustiques, les abeilles et les autres animaux domestiques ou sauvages susceptibles de tourmenter les participants.
Examiner les installations disponibles
Une fois que vous avez déterminé tous les besoins matériels spéciaux dont vous avez besoin, vous devez choisir un site disposant de toutes ces installations. Avoir accès à l'eau, à l'électricité et de l'équipement de survie supplémentaire est primordial. Dans certains cas, vous devrez peut-être accepter le prix plus élevé d'un lieu alors que d'autres endroits peuvent vous offrir idéalement toute l'installation à des tarifs raisonnables. Assurez-vous de vérifier tous les tarifs et les règles afin qu'il n'y ait aucune surprise le jour de l'évènement.
Gérer le budget et vérifier les tarifs
Choisir un site plus grand ne toujours pas la meilleure option financièrement. Sachez qu'il existe des sites à bas prix et des arrangements flexibles qui ne compromettront pas la qualité. Vous pouvez également conclure des partenariats avec des camps et des propriétaires fonciers locaux et négocier avec eux pour obtenir une réduction significative sur le prix. Une fois que vous avez déterminé quel site est parfait pour votre évènement et que vous avez trouvé le lieu adéquat, il est important de vérifier tous les tarifs et de gérer le budget selon vos moyens.
Organiser l'événement
La préparation est essentielle pour réussir un événement. Tout doit être pris en compte à l'avance, ainsi que le besoin de s'adapter aux circonstances. Les activités et l'hygiène sont des préoccupations courantes. Vous devez aussi prendre en compte le temps et le moyen de divertir les invités.
Finaliser un programme attrayant
Vous devez planifier un programme attrayant et intéressant. Cela peut comprendre des activités tout au long de la journée et peut inclure des jeux, des activités de team building, des présentations et des visites guidées. Prévoyez des sessions de repos et de divertissement à des moments spécifiques. Cela permettra aux employés de relâcher un peu la pression et de profiter des activités.
Mettre en place des activités pour les invités
Les loisirs sont essentiels à l'événement. Prévoyez des activités qui intéresseront non seulement les employés, mais aussi leurs partenaires et invités. Par exemple, des jeux tels que les jeux de rôle ou des jeux de plage sont souvent les bienvenus. Vous pouvez aussi prévoir des activités plus réfléchies pour intéresser les invités, par exemple un concours de photo, parler de questions importantes et de stratégies ou débattre des meilleures pratiques du secteur. Cela donne à l'événement un caractère professionnel et permet aux invités de s’instruire et de s’impliquer.
Impliquer les employés
Les employés sont le ciment de l'événement. Vous devez impliquer autant que possible les employés dans la préparation, le déroulement et le suivi. Prévoyez des activités pour motiver les employés et respectez leurs préférences et leurs exigences. Vous pouvez prendre des décisions en groupe et nommer des employés pour gérer des tâches clés pendant l'événement. Impliquer les employés participera à la réussite de cet événement.
Assurer une alimentation et une boisson adéquates
Avant de préparer le repas, vous devez connaître le nombre exact de personnes et leur niveau d'activité. Prévoyez des aliments faciles à transporter, à durer, à manger et à boire. De même, vous devez éviter les aliments trop gratuits qui pourraient être susceptibles de provoquer des malaises. Assurez-vous également que tous les invités connaissent vos règles alimentaires et seront informés s'il y a des restrictions alimentaires.
Sécuriser l'événement
Organiser un événement est une tâche complexe qui nécessite une attention particulière en matière de sécurité. Que vous organisiez une conférence, un concert, un festival ou tout autre événement, vous devez vous assurer que toutes les mesures de sécurité nécessaires sont en place pour garantir la sécurité de vos participants. Voici quelques conseils pour sécuriser votre événement :
Prévoir des normes de sécurité strictes
Vous devez avoir des normes de sécurité strictes et vous assurer que tout le monde s'y conforme. Écrivez des règles claires et assurez-vous que tout le monde les comprenne bien. Les employés et les invités doivent être encouragés à signaler tout incident ou toute activité suspecte. De même, plusieurs personnes devraient avoir les qualités et le dévouement pour sécuriser l'événement. Plus la sécurité est importante, plus le nombre de professionnels impliqués dans la sécurisation de l'événement doit être nombreux.
Informer les participants des règles et des procédures
Il est important d'informer les participants des règles et des procédures de sécurité avant l'événement. Cela peut inclure des informations sur les points d'entrée et de sortie, les règles de stationnement, les procédures d'évacuation en cas d'urgence, les restrictions sur les objets autorisés, etc.
Fournir un personnel de sécurité approprié
Un personnel de sécurité approprié est essentiel pour assurer la sécurité de votre événement. Le personnel de sécurité peut inclure des agents de sécurité, des agents de police, des pompiers, des secouristes et des personnel de surveillance. Assurez-vous que le personnel de sécurité est formé, qualifié et compétent pour gérer les situations d'urgence et protéger les participants.
Évaluer tous les aspects de la sécurité
Il est important d'évaluer tous les aspects de la sécurité avant l'événement, y compris la sécurité des installations, l'équipement, le transport, la sécurité alimentaire et la sécurité des participants. Évaluez les risques potentiels et mettez en place des mesures de sécurité pour réduire ces risques.
Effectuer le suivi
Lorsqu'un événement est terminé, il est important d'effectuer un suivi pour évaluer son efficacité et identifier des domaines qui peuvent être améliorés à l'avenir. Voici quelques mesures à prendre pour effectuer un suivi efficace.
Garder des registres d'assistance
Il est essentiel de garder une trace de l'assistance pour mesurer la réussite de l'événement. Les registres d'assistance devraient inclure des informations sur le nombre de participants, leur provenance, leur statut professionnel, etc. Ces données peuvent être utilisées pour évaluer la portée de l'événement et identifier des domaines à améliorer.
Recueillir des commentaires des participants
Les commentaires des participants peuvent fournir des informations inestimables pour améliorer l'événement à l'avenir. Les organisateurs peuvent recueillir des commentaires par le biais de questionnaires, de sondages en ligne, d'entretiens en personne, ou même de réseaux sociaux. Il est important de prendre en compte les commentaires des participants pour identifier les points forts et les points faibles de l'événement.
Évaluer l'impact et l'efficacité de l'événement
L'évaluation de l'impact et de l'efficacité de l'événement peut aider à déterminer s'il a atteint les objectifs fixés. Les organisateurs peuvent évaluer l'impact en examinant les indicateurs clés de performance tels que le nombre de nouveaux contacts commerciaux établis, les retours sur investissement, etc. L'évaluation de l'efficacité peut aider à identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées pour la prochaine édition de l'événement.
Compiler les leçons apprises et les améliorations apportées
Il est important de compiler les leçons apprises pour améliorer l'événement à l'avenir. Les organisateurs peuvent utiliser ces leçons pour identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées pour la prochaine édition de l'événement. Les améliorations peuvent inclure des ajustements dans la logistique, le choix du lieu, la communication, etc. Il est important de mettre en œuvre ces améliorations pour s'assurer que l'événement continue d'attirer les participants et de répondre aux attentes de l'industrie.